Một số điểm chú ý để có một cuộc hội thảo tốt nhất cần chú ý các điểm sau. Như: Vị trí camera, Kiểm tra âm thanh, Môi trường trong phòng họp, Phông nền, bối cảnh phòng họp …

Vị trí camera

Vị trí vật lý camera sẽ ảnh hưởng đến những gì mà người dùng ở đầu xa có thể nhìn thấy. Tùy thuộc vào số lượng người trong phòng họp mà bố trí camera với khoảng cách phù hợp đến vị trí người tham gia. Khoảng cách bình thường là từ 2-3 feet (0,6 – 0,9 m). Sẽ hiển thị hình ảnh người tham gia hội nghị rõ ràng nhất. (Ví dụ: 3 người, khoảng cách camera đến người tham dự là  3 x 0,6m = 1,8m). Điều này sẽ đảm bảo tất cả người tham dự nằm trong góc view của camera. Và camera sẽ thu được hình ảnh của tất cả người tham dự cuộc  họp.

Nếu bạn muốn có một góc nhìn rộng hơn/lớn hơn, khoảng cách giữa camera và người tham gia cuộc họp là từ 4 – 6 feet (1,2 -1,8m). Trong trường hợp muốn cáp camera dài hơn có thể sử dụng giải pháp chuyển đổi HDMI. Cho phép sử dụng cáp HDMI để kết nối camera đến đầu codec.

Xem trước hình ảnh của riêng bạn

Trước khi cuộc họp diễn ra, có thể xem hình ảnh của chính mình có được camera thu hình ảnh. Bằng cách sử dụng chức năng kiểm tra (Setting->Test ->Video/Audio test) trên hệ thống. Xem lại hình của của bạn sẽ xuất hiện ở đầu xa. Và có thể điều chỉnh cho phù hợp nhất theo ý muốn của mình.

Kiểm tra âm thanh

Trong một cuộc họp qua hội nghị truyền hình âm thanh cũng không kém phần quan trọng. Việc thiết lập các mức độ âm thanh thích hợp sẽ làm giảm tiếng vọng. Âm thanh phản hồi và các tạp âm. Nên kiểm tra mức độ âm thanh trước khi cuộc họp diễn ra. Để đảm bảo với mức độ nói bình thường âm thanh có thể truyền qua đầu bên kia được rõ ràng.

Ánh sáng trong phòng họp

Ánh sáng phù hợp sẽ đảm bảo đầu xa nhìn thấy hình ảnh rõ và không nhìn thấy bóng của bạn. Thiết kế phòng họp với ánh sáng đúng, đủ từ trên cao và ở phía trước người tham gia. Hệ thống Aver tự động điều chỉnh cần bằng trắng à thiết lập các chế độ ánh sáng. Nhưng cũng có thể điều chỉnh ánh sáng bằng tay. Có rất nhiều yếu tố cần được xem xét. Trước khi thiết bị ánh sáng cho phòng họp như tường, rèm cửa,…Xin vui lòng xem phần “môi trường trong phòng họp” để hiểu rõ hơn về cách cải thiện chất lượng hình ảnh cuộc hội nghị trực tuyến.

Môi trường trong phòng họp

Khi tiến hành một phiên hội nghị truyền hình, bất kỳ thay đổi độ sáng của môi trường hoặc màu sắc. Sẽ tác động đến hình ảnh camera. Cố gắng tránh các nguồn sáng trực tiếp vào camera như:

1. Cửa sổ/ánh sáng trực tiếp – Cửa sổ cần được gắng thêm rèm, màn…Camera chiếu thẳng vào cửa sổ hoặc nguồn sáng trực tiếp. Có thể là nguyên nhân làm cho camera overcompensate trên cần bằng trắng, độ sáng và độ tương phản. Điều đó sẽ cung cấp một hình ảnh với nền sáng và cảnh tối.

2. Bóng/gương mặt – Bất kỳ bề mặt bóng loáng hoặc mặt kiếng sẽ ảnh hưởng đến khả năng hiển thị của camera. Tùy thuộc vào ánh sáng phản xạ từ bề mặt, mà có thể tác động không mong muốn.

3. Âm thanh môi trường – Tránh đặt micro gần hoặc bên dưới thiết bị phát âm thanh lớn. Điều này có thể gây ra những âm thanh không mong muốn trong một cuộc hội nghị.

Lựa chọn quần áo người tham gia hội nghị

Màu sắc của quần áo của người tham dự cuộc hội nghị cũng có thể ảnh hưởng đến cuộc hội nghị truyền hình.

Phông Nền/bối cảnh phòng họp

Tiến hành một cuộc hội nghị trước một phông nền/hay bối cảnh phòng họp lộn xộn có thể gây phiền nhiễu trong cuộc họp. Trong một buổi hội nghị trực tuyến, điều quan trọng là duy trì sự tập trung vào những người tham gia. Và phông nền cần được bố trí đơn giản càng tốt

Sự chuẩn bị

Để có được một cuộc hội nghị trực tuyến đạt được hiệu quả cao nhất cần phải chuẩn bị và thực hành trước

1. Kết nối thử với đầu xa: nhập địa chỉ IP của đầu xa vào danh bạ sẽ giúp làm giảm thời gian quay số trong những lần sau. Đặt tên cho các điểm đầu xa dễ nhận biết. Điều đó sẽ làm giảm bớt sự nhầm lẫn trong các cuộc họp đa điểm, có nhiều điểm họp cùng lúc.

2. Tải lên các dữ liệu có kế hoạch sẽ trình chiếu trong cuộc họp. Để chắc chắn rằng đó là nội dung đúng cần trình bày. Mở sẵn tài liệu để có thể truy cập dễ dàng.

3. Kết nối các điểm và kiểm tra thử để đảm bảo mội thứ diễn ra theo đúng kế hoạch

Kiểm tra kết nối

Thực hiện một kết nối thử nghiệm trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo tất cả các thành phần được thực hiện đúng cách. Kiểm tra tình trạng kết nối và kiểm tra đường truyền đảm bảo rằng. Không bị mất gói tin trong buổi hội nghị trực tuyến. Điều này cũng sẽ giúp xác định và chuẩn đoán được những vấn đề bất ngờ có thể xảy ra trong một cuộc hội nghị truyền hình.